0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ежедневный отчет по продажам образец

Ежедневный отчет по продажам образец

Подготовили подборку разработанных нами когда-то интерактивных управленческих отчетов в Excel для экономистов и финансистов. Эти отчеты (дашборды) можно скачать, заполнять данные и вносить изменения, а еще разобраться с тем, как они построены и «прокачать» свои навыки в Excel (но не обещаем, что это будет легко ))

Скачивайте файлы — это бесплатно. А если вы хотите научиться строить такие отчеты самостоятельно, приходите к нам на курсы .

Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) по месяцам

Отчет показывает динамику изменения основных показателей БДР по месяцам: чистая прибыль, валовая прибыль, расходы и выручка, а также позволяет сравнить план и факт.

Переключение рисунков с помощью срезов и сводных таблиц

С помощью сводных таблиц, срезов и связанных рисунков, сделали для вас отчет, в котором можно переключать изображения и данные в диаграммах.

Если вы хотите, чтобы вы управляли своими менеджерами по продажам, а не они вами, вам нужно научиться их контролировать. Посудите сами, как вы можете влиять на показатели продаж и дисциплину, если вы не знаете, что реально происходит в отделе и чем заняты ваши продавцы. Для того, чтобы обеспечить контроль работы менеджеров по продажам, вы должны знать за счет каких мер он достигается.

Инструменты контроля работы менеджеров по продажам

Рассмотрим самые эффективные:

Планерки, пятиминутки, летучки помогут вам заполучить контроль над работой менеджеров по продажам. Если у вас небольшой отдел продаж (до 10 человек), можно в начале или в конце дня проводить мини собрания, которые дадут вам понимание результатов работы продавцов за день.

Каждый должен за 2 минуты, рассказать сколько переговоров провел, что запланировал, что помешало, о чем договорились и т.д. Если отдел продаж более 10 человек, то нужно назначить старших продавцов, которые проведут срез со своей группой продавцов, а сами уже будут отчитываться руководителю.

Такие собрания помогают понять не только состояние продаж, но и атмосферу в коллективе. В обсуждении сделок и клиентов, часто возникают споры и вопросы, которые помогают выявить внутреннее напряжение сотрудников. Это поможет получить контроль не только над работой но и над общей ситуацией в отделе продаж.

Ведение результатов деятельности в таблицах или CRM системах. Если вы не будете знать, сколько клиентов обслуживает каждый менеджер по продажам и каковы результаты ежедневной работы, вы не сможете:

  • оценить и проанализировать реальный трафик клиентов / звонков;
  • принять меры связанные с падением или увеличением продаж (запустить акцию или закупить дополнительно товар);
  • понять ошибки в работе продавцов;
  • организовать контроль за обещаниями и договоренностями с потенциальными клиентами, которые запланировали менеджеры по продажам;
  • изучить своих клиентов (сегментировать людей по определенному признаку, определить свою ЦА). Эта информация позволяет точнее понять потребности ваших клиентов;
  • сохранить и использовать контактные данные клиента, в рекламных целях;

Заставьте своих сотрудников записывать данные клиента и результат переговоров в таблицу Excel или CRM систему в строгом порядке. Проверяйте в конце дня, кто внес данные, а кто нет, устраивайте раз в неделю выборочный прозвон на предмет актуальности данных внесенных в базу данных. Продавцы могут обманывать вас и вносить ложные данные. Пример формы ежедневного отчета менеджера по продажам:

Таблица контроля работы менеджера по продажам

Руководитель, на основании этих данных, может построить воронку продаж и рассчитать эффективность каждого менеджера за месяц, квартал, год. Фактически, такая табличка может помочь получить контроль над всей работой отдела продаж. Что такое воронка продаж, читайте тут.

Если у вас нет CRM то лучше вести отчет на в Google – таблицах или в других онлайн-таблицах, так все будут писать в единый файл с разных компьютеров и вам не надо будет сводить все таблицы в одну. Как отчеты вести в CRM, вам расскажет специалист, который интегрировал систему у вас на предприятии.

Программы или электронные пропуска помогут вам наладить контроль над опозданиями и ранними уходами с работы. Если у вас нет системы электронных карточек, которой сотрудник утром отмечает свой приход а вечером уход, вам нужно установить программу на компьютер или служебный телефон, которая может фиксировать начало рабочего дня. На крайний случай, заведите журнал регистрации посещаемости сотрудников – пришел, расписался.

Фото рабочего дня может полностью показать вам степень занятости ваших менеджеров по продажам. Составить портрет рабочего дня поможет вам сотрудник, который будет следить за работниками, что каждый делал поминутно. Подробнее об этом здесь. Существуют программы, которые устанавливаются на компьютер и составляют портрет рабочего дня автоматически, обеспечивая полный контроль над рабочим временем сотрудника.

Прослушивание записей на служебном телефоне поможет определить не только качество работы продавца, но и время, продолжительность, цель звонка. Руководитель может видеть и прослушивать все записи за любой период у себя за компьютером или в мобильном приложении. Это помогает контролировать качество и эффективность работы сотрудника, пропущенные звонки, сговор с клиентом и пр. Платная программа устанавливается на каждый телефон, руководитель получает права администратора и пароль.

Не забудьте позаботиться о безопасности данных – защита от копирования и выгрузки данных на носители (не должно быть USB разъемов и дисководов). Не разрешайте пользоваться личной электронкой со служебного компьютера (блокируется через настройки компьютера). Вы можете использовать функцию скрытого номера клиента (когда обрабатываются только входящие контакты), но тогда CRM должен вести call центр или отдельный сотрудник.

Все это нужно для того, чтобы менеджер по продажам не воспользовался этими данными в личных целях или для коммерческого шпионажа (кража клиентской базы). Вы можете подумать, что ваши клиенты никому не нужны кроме вас, однако не имея контроля над базой, можно когда-то потерять клиентов и как следствие весь бизнес!

Введите ключевой показатель эффективности KPI. Этот коэффициент уже неоднократно проявил себя в бизнесе, обеспечивая контроль над выполнением плановых показателей. Существуют повышающие и понижающие размер премии KPI. Например: при перевыполнении цели (плана продаж, количество визитов, звонков и т.д.) менеджер по продажам получает:

, в случае невыполнения:

Данный коэффициент можно устанавливать на любой бизнес-процесс или этап продаж, который можно описать цифрами, а именно на тот, который вы хотите контролировать — подтянуть, улучшить. Подробнее здесь.

Отчет системного администратора, о времени проведенным в интернете или в непрофильных приложениях. В конце месяца, вы сможете выявить самого ленивого сотрудника и повлиять на него.

Треккер поможет вам понять, где находиться, например, машина торгового представителя. На компьютере видно не только маршрут, но и где совершались остановки, интервалы стоянки, средняя скорость. Это поможет вернуть на маршрут «заблудившегося продажника». Согласитесь, такой контроль за менеджерами по продажам, никогда не будет лишним.

Резюмируем

Комплекс мер позволит вам разработать систему контроля над работой отдела продаж в целом. К одному инструменту, менеджеры могут быстро адаптироваться и подстроиться, а вот обмануть комплекс мер намного сложнее. Где-то да зафиксируется нарушение! Не переборщите с контролем над сотрудниками, так как они будут чувствовать себя как в тюрьме и соответственно о комфортной и качественной работе, не может быть и речи.

А как вы контролируете своих сотрудников? Поделитесь своим опытом в комментариях!

Время чтения 3 минуты

Работу отдела продаж всегда нужно оцифровывать показателями. Для этого внедряется ежедневный отчет.
Простая форма, в которую каждый менеджер по продажам заносит результаты рабочего дня в цифрах.

Михаил Гребенюк — основатель Grebenuk Resulting

Для роста выручки нужно знать текущие результаты работы

Отдел продаж в любой компании — конкурентолюбивый. Он больше других любит достигать результатов,а именно рост продаж и выручки. Отсутствие измеримых показателей убивает конкурентную среду. Также, из-за отсутствия регулярных отчетов собственник и РОПы управляют отделом исходя из своих ощущений: стало лучше или хуже.Часто это полностью противоречит результату.

Оцифровка покажет реальные результаты компании и куда она двигается.Как их улучшить и оптимизировать отдел продаж. Мы столкнулись с таким противоречием на практике. Когда мы начинали прокачивать отдел продаж. Внедрили новые скрипты и оцифровали их. Казалось, что все работает круто. Подсчитали показатели. Менеджеры, которые использовали скрипт, показывали худшие результаты. Тогда мы описали, как продают лучшие их продажники «на телефоне» и появился абсолютно новый скрипт. Внедрили его на базе всего отдела продаж и выручка выросла. Результаты сразу пошли вверх.

Что вы получите, внедрив простой отчет?

Отчет как дополнительная точка контроля дает три ключевые выгоды:
1. Спокойствие и уверенность руководителей.в правильности выбранного пути развития.

2. Менеджеры понимают, как работой влияют на показатели.
Задумываются, как их улучшить. Такой подход гарантирует мощный рост компании.

3. Добавляет конкуренции в отдел продаж.

Оцифровка помогает менеджерам лучше понять, в чем их ценный конечный продукт.

Как внедрить отчет в отдел продаж?

Формы отчетности могут быть разные.Простой инструмент — чат в мессенджере.
Наша команда использует Telegram.

Добавляйте в чат всех сотрудников отдела продаж.И внедряйте регламент: в конце рабочего дня
менеджеры обязательно отчитываются по показателям.

В каждой компании показатели индивидуальны. Кому-то важно внедрить количество обработанных звонков,отправленных КП, назначенных встреч и т.п.

Рекомендуем три основных показателя, которые
фиксируются ежедневно:
— Число взятых лидов;
— Количество закрытых сделок;
— Объем выручки в кассе.

Менеджеры должны самостоятельно заполнять отчет.Важно скидывать отчеты в общий чат каждый день.
Так сотрудники оценивают свои результаты в разрезе показателей других менеджеров. Это стимулирует их активироваться, гордиться достижениями.

Используем простую форму: дата, должность, ФИО, показатели.
Вот как это делает наша команда:

Что делать, если менеджеры не пишут отчеты?

Применяйте систему мотивации, чтобы отчет отправлялся ежедневно.
Если менеджер не отправил его или заполнил некорректно, этот рабочий день не оплачивается.

Почему нужно ввести отчеты уже завтра?

Отчет наглядно показывает достоверность результатов. Так их легче анализировать и увеличивать конверсию. Показатели берут из конкретных данных. Они фиксируются в системе. Верить показателям можно только с корректной CRM системой. С правильно настроенной CRM вы управляете продажами и не теряете информацию.

Получаете как минимум три выгоды:
1. Уменьшается скорость обработки заявки;
2. Увеличивается точность попадания в звонок (менеджеры перезванивают клиенту в четко оговоренное время);
3. Клиентская база в одном месте.

Выводы:

1. Отчет — фундамент контроля.
2. Цифры важнее личного мнения.
3. Отчеты дают спокойствие собственнику в правильности выбранного пути развития компании.
И помогают контролировать работу отдела продаж.
4. Отчеты создают здоровую конкуренцию. Менеджеры «включаются» на увеличение продаж.
5. Менеджеры видят свои результаты и стремятся их улучшить.
6. Для достоверных показателей нужна исправная CRM система.

Хотите, чтобы мы прокачали ваш бизнес?
Наша команда Grebenuk Resulting :
За 4 года построила 55 отделов продаж в России, СНГ и Европе.
Наняли более 150 менеджеров по продажам
Наняли и ввели в работу 15 РОПов

Оставьте заявку на нашем сайте , для построения отдела продаж под ключ. За 2 месяца мы своими руками создадим системный отдел продаж в вашей компании и передадим Вам в виде простых инструкций.

Отчет менеджера по продажам образец 2021 | контроль основных показателей

Отчет менеджера по продажам образец 2021

Отчет менеджера по продажам образец — даем рекомендации по внедрению и заполнению. Зачем это нужно? Чтобы держать процесс продаж под контролем, отслеживать эффективность работы каждого сотрудника. Ведь нередко менеджеры делятся историями о том, что много сегодня звонил, встречался, вроде уговорил… Но все это не законченные действия, процесс, причем не зафиксированный в цифровых показателях и без конкретного результата.

Однако отсутствие результата плюс красивая история о том, что произошло или почему не случилось, все же не равно ожидаемому результату. Руководителю и собственнику важно четко понимать, что сотрудник:

• Обзвонил 40 контактов
• Провел 3 встречи
• Отправил 10 коммерческих предложений
• Выслал 5 договоров на согласование
• Выставил 5 счетов на плату
• Заключил 1 сделку

Понятно, что приведенные цифры ориентировочные, в каждой сфере и компании эти плановые показатели будут свои, и необходимо контролировать их выполнение. Для этого нужно настроить отчеты менеджера по продажам.

Один из них – отчет по активности, который необходимо заполнять ежедневно в конце рабочего дня. Даем образец отчета, который можно создать в экселе или CRM:

• Дата
• Число холодных звонков
• Число разговоров с ЛПР
• Число отправленных коммерческих предложений
• Число повторных звонков
• Число назначенных встреч
• Число проведенных встреч
• Число выставленных счетов
• Сумма оплат

Также необходимо внедрить отчет план/факт по продажам. В таблице должны быть отражены недельный план, день недели (понедельник – первый, воскресенье – седьмой и так каждую неделю), процент выполнения плана на текущий день недели нарастающим итогом, фактическое выполнение плана в деньгах, сколько осталось до выполнения плана в деньгах.

Аналогичный отчет следует формировать и по план/факту на месяц. Такие отчеты нужно использовать для визуализации результатов работы всего отдела. Для этого можно внедрить электронную доску-табло или даже просто выносить цифры и фамилии на лист ватмана. Главное, чтобы это было видно всем сотрудникам отдела.

Еще два важных отчета – факт оплат за текущий день и план оплат на завтра. Проставлять данные по фактическим оплатам можно дважды в день. В таблице необходимо отразить:

• Клиент
• Дата
• Сумма оплаты
• Статус (оплачено, частично, выставлен счет)

По такой же схеме формируется план оплат на завтра.

Вместе с отчет менеджера по продажам образец ищут:

  • Ежемесячный отчет менеджера по продажам образец 2021
  • Ежедневный отчет менеджера по продажам образец 2021
  • Дневной отчет менеджера по продажам образец 2021

Пишите в комментариях хочу программу и мы вышлем вам в ответ!
А так же регистрируйтесь на бесплатный марафон Отчет менеджера по продажам образец

Шаблон для анализа продаж и прибыли в компании

Анализ продаж и прибыли компании является одним из важных аспектов деятельности специалиста по маркетингу. Имея под рукой правильно составленный отчет по продажам, вам намного проще будет разрабатывать маркетинговую стратегию развития компании, а ответ на вопрос руководства «Каковы основные причины снижения продаж?» не будет занимать много времени.

В данной статье мы рассмотрим пример ведения и анализа статистики продаж на производственном предприятии. Пример, описанный в статье, также подойдет для сферы розничной и оптовой торговли, для анализа продаж отдельного магазина. Подготовленный нами шаблон по анализу продаж в Excel носит очень масштабный характер, он включает в себя различные аспекты анализа динамики продаж, которые не всегда нужны каждой компании. Перед использованием шаблона обязательно адаптируйте его к специфике вашего бизнеса, оставив только ту информацию, которая нужна для мониторинга колебаний продаж и оценки качества роста.

Вводные моменты по анализу продаж

Прежде чем проводить анализ продаж, вам необходимо наладить сбор статистики. Поэтому определите ключевые показатели, которые вы хотели бы анализировать и периодичность сбора данных показателей. Вот перечень самых необходимых показателей анализа продаж:

ПоказательКомментарии
Продажи в штуках и рубляхСбор статистики продаж в штуках и рублях лучше вести отдельно по каждой товарной позиции на ежемесячной основе. Данная статистика позволяет найти отправную точку снижения / роста продаж и быстро определить причину такого изменения. Также такая статистика позволяет отслеживать изменение средней цены отгрузки товара при наличии различных бонусов или скидок партнерам.
Себестоимость единицы продукцииСебестоимость товара является важным аспектом любого анализа продаж. Зная уровень себестоимости продукта, вам проще будет разрабатывать трейд-маркетинговые акции и управлять ценообразованием в компании. На основе себестоимости можно рассчитать среднюю рентабельность продукта и определить наиболее выгодные с точки прибыли позиции для стимулирования продаж. Статистику по себестоимости можно вести на ежемесячной основе, но если нет такой возможности, то желательно отслеживать квартальную динамику данного показателя.
Продажи по направлениям сбыта или регионам продажЕсли ваша компания работает с разными регионами / городами или имеет несколько подразделений в отделе продаж, то целесообразно вести статистику продаж по данным регионам и направлениям. При наличии такой статистики вы сможете понимать, за счет каких направлений в первую очередь обеспечен рост / падение продаж и быстрее выяснить причины отклонений. Продажи по направлениям отслеживаются на ежемесячной основе.
Дистрибуция товараДистрибуция товара напрямую связана с ростом или снижением продаж. Если у компании есть возможность мониторинга присутствия товара в РТ, то желательно такую статистику собирать минимум 1 раз в квартал. Зная количество точек, в которых непосредственно представлена отгружаемая позиция, вы можете рассчитать показатель оборачиваемости товара в розничной точке (продажи / кол-во РТ) и понять настоящий уровень спроса на продукцию компании. Дистрибуцию можно контролировать на ежемесячной основе, но удобнее всего проводить квартальный мониторинг данного показателя.
Количество клиентовЕсли компания работает c дилерским звеном или на B2B рынке, целесообразно отслеживать статистику по количеству клиентов. В таком случае вы сможете оценить качество роста продаж. Например, источником роста продаж является увеличение спроса на товар или просто географическая экспансия на рынке.

Основные моменты, на которые необходимо обращать внимание при проведении анализе продаж:

  • Динамика продаж по товарам и направлениям, составляющим 80% продаж компании
  • Динамика продаж и прибыли по отношению к аналогичному периоду прошлого года
  • Изменение цены, себестоимости и рентабельности продаж по отдельным позициям, группам товаров
  • Качество роста: динамика продаж в расчете на 1 РТ, в расчете на 1 клиента

Сбор статистики по продажам и прибыли

Переходим непосредственно к примеру, наглядно показывающему как сделать анализ продаж.

Первым шагом мы собираем статистику продаж по каждой актуальной товарной позиции компании. Статистику продаж мы собираем за 2 периода: предшествующий и текущий год. Все артикулы мы разделили на товарные категории, по которым нам интересно посмотреть динамику.


Рис.1 Пример сбора статистики продаж по товарным позициям

Представленную выше таблицу мы заполняем по следующим показателям: штуки, рубли, средняя цена продажи, себестоимость, прибыль и рентабельность. Данные таблицы будут являться первоисточником для будущего анализа продаж.

Попозиционная статистика продаж за предшествующий текущему периоду год необходима для сравнения текущих показателей отчетности с прошлым годом и оценке качества роста продаж.

Далее мы собираем статистику отгрузок по основным направлениям отдела сбыта. Общую выручку (в рублях) мы разбиваем по направлениям сбыта и по основным товарным категориям. Статистика необходима только в рублевом значении, так как помогает контролировать общую ситуацию в продажах. Более детальный анализ необходим только в том случае, если в одном из направлений отмечается резкое изменение динамики продаж.


Рис.2 Пример сбора статистики продаж по направлениям и регионам продаж

Процесс анализа продаж

После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.

Анализ выполнения плана продаж

Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).


Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам

Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.

В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.

Анализ динамики продаж по направлениям

Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.


Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям

Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

Анализ структуры продаж

Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.


Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании

По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.


Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж

АВС анализ

Одним из завершающих этапов анализа продаж является стандартный АВС анализ ассортимента, который помогает проводить грамотную ассортиментную политику и разрабатывать эффективные трейд-маркетинговые мероприятия.


Рис.7 Пример АВС анализа ассортимента

АВС анализ проводится в разрезе продаж и прибыли 1 раз в квартал.

Контроль остатков

Завершающим этапом анализа продаж является мониторинг остатков продукции компании. Анализ остатков позволяет выявить критичные позиции, по которым есть большой профицит или прогнозируется дефицит товара.


Рис.8 Пример анализа остатков продукции

Отчет по продажам

Часто в компаниях отел маркетинга отчитывается за выполнение планов по продажам. Для еженедельного отчета достаточно отслеживать уровень выполнения плана продаж накопительным итогом и указывать прогноз выполнения плана продаж по текущему уровню отгрузок. Такой отчет позволяет своевременно определить угрозы невыполнения плана продаж и разработать корректирующие меры.


Рис.9 Еженедельный отчет о продажах

К такому отчету приложите небольшую табличку с описанием основных угроз выполнения плана продаж и предлагаемыми решениями, которые позволят снизить негативное влияние выявленных причин невыполнения плана. Опишите, за счет каких альтернативных источников можно увеличить уровень продаж.

В ежемесячном отчете о продажах важно отразить фактическое выполнение плана продаж, качество роста по отношению к аналогичному периоду прошлого года, анализ динамики средней цены отгрузки и рентабельности товара.


Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

Скачать представленный в статье шаблон для анализа продаж вы можете в разделе «Готовые шаблоны по маркетингу».

Форма отчета для менеджера по продажам: какой она должна быть?

Из этого материала вы узнаете:

  • Зачем и кому нужны отчеты по продажам
  • 4 формы отчета для менеджеров по продажам
  • Форма отчетности пайплайн продаж
  • Другие способы контроля менеджеров

Форма отчета для менеджеров по продажам существует не в единственном виде, на самом деле их несколько. Зачем такие документы вообще нужны, знает далеко не каждый. Тут все просто. Как пелось в одной старой песне – денежки любят счет. Каждый грамотный предприниматель это прекрасно понимает.

Если менеджеры не будут отчитываться, как контролировать их работу? Да, сегодня на помощь приходит CRM. Но и в этой системе тоже нужны отчеты. Расскажем об основных, без которых бизнес начнет буксовать.

Зачем и кому нужны отчеты по продажам

Любую организацию можно сравнить с механизмом часов, в котором каждый сотрудник – отдельная шестеренка. Руководитель предприятия в данном примере играет роль мастера, который следит за тем, чтобы все части системы слаженно работали и выполняли свои обязанности.

В реальности управляющим сложно оценить деятельность своих сотрудников, не видя результатов их труда. Практически на каждом предприятии от менеджеров требуют составлять отчеты о проделанной работе. Обычно их сдают с периодичностью раз в неделю, но это зависит от особенностей деятельности организации. Каким-то компаниям хватает отчета один раз в месяц, а кому-то нужно каждый день. Такие документы позволяют работодателям проследить не только за тем, чем занимался сотрудник на своем месте, но и какую пользу приносит предприятию.

Иногда сотрудники фирм чувствуют себя оскорбленными требованием руководителя предъявлять отчет о своей деятельности. «Зачем это нужно?» – думают они. Но в этих документах всегда есть смысл.

Во-первых, такой отчет нужен самому менеджеру. Если добросовестно его выполнять, можно обнаружить слабые места в работе, а значит, стоит развиваться и совершенствоваться в этом направлении. Зная о своих ошибках, можно быть внимательнее и больше их не делать.

Во-вторых, доклад необходим руководителю предприятия. С помощью этого документа можно определить, с какой скоростью и качеством выполняются поставленные задачи.

Также он может ответить на множество возникающих вопросов руководителя, которому не нужно будет объяснять, чем сотрудник занимался в течение дня или почему нужно заменить офисную технику на более современную. Потому что в отчете будет указано, что для более быстрого выполнения операций требуется мощный компьютер. От исполнителя в данном случае ничего не зависит, ускорить работу устаревшей техники невозможно, именно поэтому и случаются частые паузы в работе, что так нервирует начальство.

4 формы отчета для менеджеров по продажам

Отчет менеджера по продажам – важный документ контроля, на основе которого принимаются решения, влияющие на выручку. В систему ежедневной и еженедельной отчетности входит несколько форм.

1. План оплат на неделю

Рекомендуется контролировать работу именно за неделю, так как это период критичный для прогноза закрытия сделок.

Сформируйте в CRM следующую форму:

От менеджеров необходимо требовать заполнения этой формы в CRM в конце каждой недели, когда уже есть некоторые наработки и планы по клиентам.

Еженедельно, например в понедельник, можно организовать совещание, на котором прилюдно обсуждать отчет за предыдущий период. Так вы утвердите планы каждого менеджера и обяжете его их выполнить.

Важной графой в отчете является та, где указано, в какой срок поступят деньги от заказчика –«Когда оплатит». При заполнении этого пункта у менеджеров возрастает ответственность, и они стараются придерживаться указанных сроков.

Нужно понимать, что всего одна неделя без прибыли наносит ущерб компании, возникают проблемы с кредиторами, кассовые разрывы. Поэтому данная форма отчета для менеджера по продажам предоставляет возможность вовремя увидеть недочеты в работе и исправить их.

2. Отчет менеджера по продажам: факт оплат на сегодня

Этот отчет выполняет информационную функцию и показывает количество оплаты за прошедший день. Руководитель имеет возможность получать и отслеживать оперативные данные.

В столбце «Статус оплаты» можно указывать разные варианты состояния счета:

  • оплачено;
  • частично оплачено;
  • счет на оплате.

Этот план может заполняться менеджером в течение всего дня. Руководитель назначает определенные часы сдачи отчета, например 12.00, 16.00 и 18.00 часов. В это время он мониторит обстановку, проверяет факт заполнения формы, отслеживает оплаты на настоящий день. Такой почасовой анализ поможет проконтролировать ситуацию с продажами, а также стимулирует продавцов быть исполнительными.

3. План оплат на завтра

Этот отчет представляет более детальный план на неделю, только с описанием каждого дня.

Графы из этой формы менеджер заполняет в конце рабочего дня. В следующие сутки руководитель проверяет отчет и сверяет его с задачами по оплате на неделю.

Анализ подобной отчетности дает возможность управляющему отделом вовремя заменить недочеты в работе продавца и скорректировать стратегию его работы.

4. Сводная таблица показателей по отделу

Сводный отчет по всем менеджерам по типу «доска» – базовая форма предоставления данных. В ней отображаются динамические изменения выполнения плана продаж по каждому сотруднику. Она создается для показа и сбора информации по работе всего отдела.

Для демонстрации этот отчет выводится на большой монитор или расчерчивается на обычной доске. Эта форма заполняется автоматически в CRM, где есть данные по деятельности каждого продавца.

Стоит обратить внимание на столбец с названием «% выполнения плана на текущий день». Его нужно поподробнее разобрать. Этот пункт показывает не фактический процент выполнения плана продаж на месяц. Он отражает скорость исполнения задач, с помощью него можно составить прогноз, насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если тот продолжит работать в таком же темпе, что и сейчас.

Формула расчета значений, записываемых в графу «% выполнения плана на текущий день», выглядит так:

Факт на текущий момент : (план на месяц : общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Получается, если у менеджера результат меньше 100 процентов, то он не успевает выполнить план по продажам при настоящем количестве усилий и при существующей стратегии.

Сводная таблица по отделу необходима, чтобы психологически воздействовать на продавцов, побудить их быть более активными и предпринимать решительные, но разумные шаги к достижению поставленного плана.

Форма отчетности пайплайн продаж

Стоит отдельно отметить данную форму предоставления информации менеджерами. Пайплайн продаж – это документ, отчет или сводка, в которой собраны данные по движению клиентов. Здесь прописаны все статусы клиентов – от первого контакта до заключения договора, оплаты, отгрузки. Выглядит отчет как большая сводная таблица по всем покупателям. Многие называют ее «старшим братом» CRM-системы, только в формате Excel.

Можно сравнить pipeline с воронкой продаж, так как и то и другое используется для планирования и оценки эффективности компании. Но все-таки они отличаются. Потому что в воронке продаж главное – конверсия и этапы продажи, а пайплайн состоит из историй превращения заявок в сделку.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Пайплайн состоит из:

  • идентификатора и наименования сделки;
  • контактных данных клиента и Ф. И. О. менеджера, который проводит сделку;
  • названия продукта или услуги;
  • стоимости сделки;
  • этапов и статуса сделки;
  • вероятности закрытия договора.

В пайплайн находится большой массив информации о процессах сделок с клиентами. На основе этого отчета возможно построение воронки продаж, но не наоборот. Пайплайн из воронки продаж не получится вывести, потому что она состоит из меньшего количества данных. Воронка не предоставляет достаточно информации для прогнозов, анализа и менеджмента.

Работая с пайплайн, руководитель постоянно взаимодействует с сотрудником по вопросам принятия решений, которые приведут к заключению договора с клиентом. Чтобы взаимодействие управляющего и работника было эффективным необходимы следующие условия:

  • Работа и отчеты менеджеров должны отображаться в CRM.
  • Руководитель отбирает сделки с помощью фильтров в CRM и выгружает отдельную форму.

В этой форме выделяют графы «этап сделки» и «вероятность», которые зависят друг от друга. На вероятность оплаты сделки сильно влияет, на каком этапе находится клиент. Степени вероятности определяются исходя из индивидуального опыта ведения бизнеса. Также имеет значение отрасль компании и уровень лица, ведущего клиента, – менеджер среднего звена, начальник отдела или руководитель предприятия. Вот реальный пример такой шкалы.

  • Отправлено коммерческое предложение – вероятность оплаты до 50 %.
  • Отправлен договор – 50–70 %.
  • Договор подписан – 70–90 %.
  • Выставлен счет – 90 –100 %.

Управлять результатами в отчетах менеджера и пайплайном можно, если следовать следующим принципам:

  1. Общее состояние работы сотрудника анализируется ежедневно. Особенно это актуально для новых менеджеров, испытывающих эмоциональное выгорание. Если контролировать каждого продавца по опорным точкам (отчеты по часам) ежедневно, то можно отследить изменения пайплайн менеджера.
  2. Нельзя допускать переполнения или пустоты пайплайн. Отслеживайте по предоставляемым ежедневным отчетам закрытие сделок у менеджеров и добавляйте им новые актуальные задачи. Лучше всего, когда добавление происходит автоматически после отработки старых сделок с учетом длины этапов выполнения работ. Это поможет достичь баланса в деятельности продавцов.
  3. В работе с пайплайн необходимо настроить контроль среднего чека. Достижение определенного уровня по стоимости продаваемой продукции необходимо для успешной деятельности компании. Если это не происходит по каким-то причинам, есть повод провести совещание с сотрудниками и организовать тренинги по проблемным этапам.
  4. Все усилия продавцов должны опираться на маркетинговые стратегии. Каждый этап сделки может подкрепляться чем-то, что будет подталкивать клиента к сделке. Например, к письму с коммерческим предложением можно прикрепить обучающую электронную книгу, которая будет полезна клиенту. Для того чтобы оплату произвели быстрее, рекомендуется предоставить дополнительные бонусы, действующие ограниченное время.

Другие способы контроля менеджеров

Наконец, попробуем определиться, что делать, если менеджер не пишет отчеты. Нужно различать, чем руководствуется человек, когда не сдает доклад о работе. Либо он просто нерадивый сотрудник, какие есть в каждом коллективе, либо форма ежедневного отчета для менеджера по продажам ему в новинку. Если вы впервые вводите на предприятии подобный документооборот, то нельзя быть уверенным, что люди сразу начнут все делать как надо.

Ваши сотрудники привыкли к определенному ритму в работе, и поначалу им бывает сложно перестроиться, выделить время на заполнение отчета перед уходом с работы. Для этого нужно стимулировать своих менеджеров. Может быть, придется напоминать почаще о новых обязанностях.

При продолжающемся игнорировании просьб работодателя следует переходить к применению наказаний. Установите условие – без отчета рабочий день не будет оплачен; введите составление отчета в KPI сотрудника. Риск потерять заработную плату быстро приучит работников соблюдать дисциплину.

Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Отчет менеджера по продажам: 6 форм контроля отдела продаж

Отчет менеджера по продажам — это ежедневный контроль качества работы отдела продаж.

Какой должна быть отчетность, сколько форм и какие показатели должны формировать ежедневную отчетность менеджера отдела продаж — получите полную инструкцию по внедрению основных инструментов по контролю за качеством и эффективностью ваших продавцов.

Какие отчеты должны быть в отделе продаж:

  • Отчет менеджера по продажам: цели и задачи
  • Отчет менеджера по продажам: план/факт
  • Отчет менеджера по продажам: статистика продаж по этапам в Pipeline
  • Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина сделки
  • Отчет менеджера по продажам: по сделкам и клиентам
  • Отчет менеджера по продажам: сводная статистика
  • Отчет менеджера по продажам: по этапам и суммам сделок
  • Отчет менеджера по продажам: пользовательские отчеты

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

  • понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
  • для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками. При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

  • Средний размер сделки;***
  • Время закрытия;***
  • Стоимость привлечения клиентов;***
  • Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
  • Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • период отчетности;
  • поставленные задачи;
  • выполненные задачи;
  • невыполненные задачи и обоснование;
  • предложения по оптимизации;
  • планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

  1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
  2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
  3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
  4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

  • документы подаются в электронном виде;
  • отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Отчет по итогам деятельности

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Отчетность менеджера по продажам

Пройди онлайн курс по холодным звонкам от сервиса Скорозвон и получи именной сертификат

Пройди онлайн курс по холодным звонкам от сервиса Скорозвон и получи именной сертификат

Отчетность менеджеров по продажам — самый важный пункт в работе с персоналом в любой компании. Слабо выстроенная система контроля приводит к последствиям: планы не выполняются, решения принимаются на эмоциях, сотрудники не понимают, чего от них хотят и как этого достичь. Чтобы разобраться в текущей ситуации руководителю приходится тратить все больше времени на микроменеджмент и «нависание над душой».

Напротив, отлично выстроенная отчетность менеджера отдела продаж поможет тратить на контроль отдела 15-20 минут, и уделять время развитию сбыта и другим функциям коммерческого директора или руководителя ОП.

Итак, давайте поймем, как выстроить работающую схему контроля.

Для начала необходимо для каждого работника определить KPI, или ключевые результаты работы, которые вы хотите от них видеть. Не фиксируйте их слишком много: достаточно 2-5. Будет 6-8 — эффективность снижается, мы не умеем концентрироваться на большом количестве данных. Приведем примеры таких KPI:

Для специалиста по холодным звонкам:

  • звонки;
  • разговоры свыше 15 секунд;
  • время в разговоре (за день или средняя);
  • количество лидов.

Для аккаунт-специалиста:

  • отчет по клиентам данного менеджера по продажам (список переданных в постоянную работу клиентов и результаты по каждому);
  • % и сумма по повторным покупателям;
  • % клиентов, продолживших сотрудничество с компанией;
  • средний чек повторной сделки.

Для продажника:

  • количество и сумма сделок;
  • средний чек.

Далее нужно определить периодичность: мы настаиваем на ежедневном отчете менеджера по продажам. Выглядит это так: сотрудник перед уходом, в конце рабочего дня, заполняет документ, в котором указывает результаты по своим целевым показателям. Это занимает пару минут в день, зато в любой момент можно отследить рост или падение и поправить ситуацию при необходимости. Кроме того, сотрудник сам видит, что у него проседает и может исправлять ситуацию. Ежедневные цифры собираются в еженедельные, а потом и в ежемесячные.

Отчет менеджера отдела холодных продаж — еще более важен, потому что персонал на этой позиции обычно менее квалифицирован и мотивирован. Если мы говорим о «звонаре», работнике, который обзванивает базу, то мы рекомендуем использовать профессиональные сервисы для обзвона. Например, Скорозвон: в нем вы один раз задаете целевые показатели, а потом вся отчетность строится автоматически. Да и оператор всегда видит, сколько ему нужно сделать звонков до выполнения плана.

Программа для холодных звонков «Скорозвон»

Менеджер будет звонить в 2,5 раза эффективнее. Вы получите удобные отчёты о работе

Или попробуй профессиональный инструмент для холодных звонков

Ежедневный отчет¶

Подписавшись на ежедневный отчет, вы будете получать информацию о вашем бизнесе по SMS, в Telegram или в Slack. Благодаря ежедневному отчету вы всегда будете знать о том, как обстоят дела в вашей компании.

В ежедневном отчете отображается информация по сделкам, созданным за указанный в настройках период. Это происходит потому, что отчеты Аналитики строятся по дате создания сделки.

Пример: вы запросили отчет за 24.04.2019. В этот день не было создано ни одной новой сделки, но были продажи по сделкам, созданным в предыдущие несколько дней. Тогда отчет будет иметь вид:

Так как 24.04.2019 не было создано ни одной новой сделки, отчет показывает нулевой результат по сделкам. Но 24.04.2019 были продажи по сделкам, созданным в предыдущие дни, поэтому в отчете выводится следующая информация: продаж за сегодня — 110, выручка за сегодня — 2 067 070.

Разберем несколько примеров.

Пример 1. Предположим, мы имеем две сделки:

Номер сделкиДата созданияДата продажиВыручкаРасходы
130.04.20181.05.2018 10:10500050
21.05.20181.05.2018 15:0010000100

Если в параметрах ежедневного отчета вы укажете Получать отчет за Сегодня (период), Время отправки 18:00 и в показателях отчета укажете Продажи, то 1.05.2018 в ежедневном отчете будет следующее сообщение: 2019-05-01 Заявки: 1, Конверсия в продажи: 100%, продажи: 1, выручка: 10000 р., средний чек: 10000 р., расходы: 100 р. Выручка за сегодня: 15000р., продажи за сегодня: 2.

Вывод: в первой части ежедневного отчета за сегодня показывается информация по сделкам, созданным в сегодняшний день. Во второй части отчета показывается продажи и выручка на сегодняшний день по сделкам, созданным за последние несколько дней.

В ежедневном отчете можно настроить отправку пользовательских показателей.

15 января в сделках, которые были закрыты как продажи в ноябре, поменялись данные о выручке, и 15 января сделка была повторно закрыта как продажа. 16 января Roistat отправляет смс-отчет с данными за 15 января

Данные по этим метрикам будут также зафиксированы в сделках, по которым произошла дополнительная оплата. В итоге, выручка по этим сделкам попадет в метрику Выручка за сегодня, а сами сделки попадут в метрику Продажи за сегодня.

Настройка отчета¶

  1. В проекте Roistat откройте Настройки→ Ежедневный отчет.
  2. Передвиньте переключатель включения отчета вправо:
  3. Укажите время отправки ежедневного отчета. Можно настроить время за минуту до отправки SMS-сообщения с отчетом:
  4. Выберите период для формирования отчета: «Вчера»— весь предыдущий день, «Сегодня» — с 00:00 часов до момента отправки отчета:
  5. Укажите номер телефона для отправки отчета. Несколько номеров можно указать через запятую. Чтобы посмотреть список стран, на номера которых можно отправлять ежедневный отчет, нажмите Показать список стран. Если вам нужно отправлять ежедневный отчет на номера других стран, напишите нам.
  6. В блоке Фильтр в поле Рекламные источники укажите рекламные каналы, по которым вы хотите получать ежедневный отчет. По нажатию на поле открывается список доступных рекламных каналов — тех, что добавлены в проект. В отчете будут показатели только по указанным рекламным каналам.
  7. Установите флажки напротив тех показателей, которые вы хотите включить в отчет:
  8. Нажмите Сохранить настройки.

Так выглядит SMS-уведомление с ежедневным отчетом:

Отправка отчета в Telegram

Чтобы отправлять отчет в Telegram, настройте интеграцию Roistat c Telegram. Для этого:

  1. В проекте Roistat откройте Каталог интеграций.
  2. В блоке Уведомления выберите Telegram и нажмите кнопку Подключить.

Добавьте бота @RoistatNotificationBot в контакты Telegram аккаунтов, на которые вы хотите отправлять ежедневный отчет. Доступно два способа:

Перейдите по ссылке https://telegram.me/RoistatNotificationBot, далее нажмите кнопку Send Message и в открывшемся окне Telegram нажмите кнопку Start.

В поле Введите полученный код введите код, присланный ботом.

Нажмите кнопку Добавить. Отобразится имя пользователя Telegram, код которого вы ввели.

Повторите пункты 5-6 инструкции для каждого пользователя, которому вы хотите отправить ежедневный отчет Roistat.

После этого откройте Ежедневный отчет и укажите одного или нескольких пользователей Telegram, которым вы хотите отправлять отчет.

Отправка ежедневного отчета в Telegram возможна на тарифе Проксирование лидов.

Отправка отчета в Slack

Чтобы отправлять ежедневный отчет в Slack, нужно авторизовать приложение. Для этого:

  1. Откройте Каталог интеграций в проекте Roistat
  2. В блоке Уведомления выберите Slack и нажмите кнопку Подключить.
  3. Нажмите Авторизовать приложение. Откроется страница с информацией о том, какие данные из Slack будут доступны в Roistat после авторизации.
  4. Нажмите Authorize.

В аккаунт вашей организации будет добавлен бот Roistat Notification, и вы сможете настроить отправку уведомлений от Roistat в Direct Messages любому из контактов аккаунта Slack вашей организации, в любой из каналов или любую закрытую группу Slack, в которой вы состоите.

Чтобы другие пользователи Slack, подключенные к аккаунту вашей организации, получали уведомления в Direct Messages, нужно, чтобы они создали в Direct Messages чат с ботом Roistat Notification:

После этого перейдите в Ежедневный отчет и выберите один или несколько контактов/каналов/групп Slack для отправки отчета.

История отчетов

Для просмотра истории отчетов в конце страницы настроек отчета нажмите Посмотреть историю уведомлений:

В истории отображаются следующие данные:

дата отправки — дата и время отправки ежедневного отчета;

телефонные номера — номера телефонов, на которые были отправлены SMS-сообщения;

текст отчета — значения настроенных показателей.

Андрей Панасюк: «Мы оцениваем работу менеджера отдела продаж по 11 критериям»

За несколько дней команда специалистов консалтинговой компании может выявить узкие места (равно «точки роста») в системе продаж девелоперской компании. Аудит принесет как минимум 6 весомых плюсов для развития бизнеса. Подробнее – в интервью с руководителем студии продаж UP consAllt Андреем Панасюком.

— Андрей Петрович, с чего начинается работа по проведению аудита системы продаж девелопера?

— Достаточно традиционно – с совместной работы с Заказчиком над техническим заданием для аудиторов. Обычно руководство компании понимает, что нужно «что-то улучшить» в работе отдела продаж, но не более того. Мы же, обладая значительным опытом консалтинга в сфере девелопмента, точно знаем, где обычно «проседают» продажи, поэтому рекомендуем свои пункты в ТЗ и аргументированно рекомендуем Заказчику проводить аудит по нашему плану.

— Что включает в себя аудит системы продаж? Каковы основные этапы?

— Первый этап – это комплексный аудит работы менеджеров отдела продаж. На мой взгляд, это наиболее значимый блок, поскольку он позволяет кратно увеличить конверсию звонков во встречи.

Итак, вначале мы анализируем уровень остаточных знаний у менеджеров. Знаний продукта и инструментов покупки. Почем это необходимо? Все просто – наш мозг устроен так, что долго хранящийся в нем объем информации подвержен либо обобщению, либо искажению, либо вытеснению. Поэтому, если в компании системно не обновляются/проверяются знания у специалистов отдела продаж, то объем этих знаний медленно уменьшается, размывается другой информацией. Таким образом, проверяя уровень знаний, мы понимаем степень подготовленности менеджера к приему входящих телефонных звонков.

Разговор менеджера с потенциальным Клиентом по телефону – важнейшая часть продаж. Это верхняя часть воронки продаж «звонок-встреча-бронь-продажа». И чем больше конверсия звонков во встречу, тем больше число сделок. Увеличить эту конверсию позволяет аудиоанализ – прослушивание и детальный разбор телефонных звонков. Мы предоставляем ежедневный, еженедельный и ежемесячный отчеты по аудиоанализу звонков по каждому менеджеру. Многие спрашивают, зачем нужен ежедневный отчет? Для того чтобы каждый день руководитель отдела продаж видел динамику по своим сотрудникам. У каждого менеджера своя личная жизнь, не всегда настроение бывает позитивным, и в если в один день он явно «недорабатывает» в телефонных разговорах, то на следующий день, имея перед глазами наш отчет, руководитель отдела продаж может подтянуть сотрудника, мотивировать его на лучшие результаты. В продажах важен каждый день, все это прекрасно знают. Вообще, мы оцениваем менеджеров на первом этапе воронки продаж по 11 критериям.

— Что еще выявляет аудионализ?

— Объем звонков и уровень загрузки менеджеров. Понимание того, много или мало специалистов в отделе продаж при имеющемся входящем трафике. Выявляются также такие вещи, как неверно определенные часы работы или выходные дни. Иногда можно перенести время работы буквально на час и получать дополнительные звонки, то есть потенциальные продажи.

Кроме того, аудиоанализ демонстрирует, элементарную, казалось бы, но на самом деле, очень важную вещь – нецелевой трафик звонков, поступающих в отдел продаж. Могут звонить подрядчики, другие контрагенты, рекламные агентства. Это не только отнимает время, но и демотивирует менеджеров. Они расслабляются, думая, что далеко не каждый звонок – это звонок от потенциального Клиента, и, соответственно, не готовы продавать встречу. Нужно перенастроить систему АТС и исключить нецелевые звонки в отдел продаж.

— Каков следующий этап аудита?

— Второй этап – оценка эффективности первой встречи с клиентом в офисе продаж, на стройплощадке, на демоэтаже. Он проводится с помощью метода «тайный покупатель». Здесь специалист оценивается на знание продукта и инструментов покупки, а также на уровень презентационных навыков. Какова часто встречающаяся ошибка менеджеров? Они видят этот этап только лишь как консультирование клиентов. На самом деле результатом встречи должна быть бронь квартиры.

Параллельно на этом этапе можно оценить и работу отдела маркетинга. Насколько информативны рекламные материалы? Как оформлены офисы продаж, стройплощадка и демонстрационный этаж? Насколько комфортно там Покупателю?

— Что дальше?

— Работа с бронями. Когда ассортимента немного – всё на виду. Но когда продаются 3-4 дома, а это около 300-400 квартир, то достаточно сложно все держать в голове. Здесь необходимо системно проверять актуальность информации по броням в системе CRM. Дату начала и окончания брони, текущую ситуацию по Клиенту – что сейчас происходит: оформляется ли рассрочка или ипотека, или для Клиента эта бронь уже не актуальна и он выбрал квартиру у конкурента? При аудите выявляется, что много неактуальных броней и мы сами лишаем себя ассортимента, и, как правило, самого ликвидного. В нашей практике был случай, когда таких броней в CRM было на 900 миллионов рублей. Почистили, разобрались – выдали новый ассортимент – увеличили продажи.

И заключительный этап аудита – работа с дебиторской задолженностью. И снова пример – у одного девелопера было 200 миллионов в «дебиторке». После оперативной работы с должниками компания тогда привлекла в оборот сумму, равную месячному объему продаж.

— Что после проведенного аудита получает Заказчик?

— Подробные отчеты по каждому этапу и детальные рекомендации по необходимым изменениям системы продаж. Стоит отметить, что по каждому их наших Заказчиков мы видим позитивную динамику по объемам продаж после проведенного аудита.

— Спасибо за интервью, Андрей Петрович.

Итак, резюмируя это интервью, отметим 5 плюсов аудита системы продаж для девелоперской компании:

Проверка знаний = подготовка менеджеров отдела продаж
Увеличение конверсии звонков во встречи
Вывод ликвидного ассортимента из массива неактуальных броней
Привлечение оборотных средств после работы с проблемной дебиторской задолженностью
Оценка эффективности маркетинговых инструментов.
Получение результатов исследования «тайный покупатель»

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector